Als het gaat om het boekhoudkundig verwerken van de voorraad, het proces van het meten van de impact van voorraad op de balans van een bedrijf zijn er verschillende KPI's te volgen. Voorraadveroudering, voorraadomzet, brutomarge per artikel, voorraadkosten en andere KPI's kunnen allemaal belangrijke inzichten bieden in het beheren van de voorraad, de boekhouding ervan en het optimaliseren van uw supply chain- en verkoopplannen.
Maar door de enorme hoeveelheid van deze gegevens kunnen leidinggevenden en magazijnmanagers er soms ook in verdrinken. Bepalen welke KPI's het belangrijkst zijn en de grootste impact hebben op de nettowinst is van cruciaal belang voor een succesvolle bedrijfsvoering. Hoewel voor bedrijven verschillende KPI's van belang zijn om verschillende redenen, volgen hieronder drie cruciale KPI's voor de boekhoudkundige verwerking van de voorraad:
Omzet of doorloopsnelheid van de voorraad. De doorloopsnelheid van de voorraad is een maatstaf voor hoe vaak goederen worden verkocht en vervangen gedurende een bepaalde periode, meestal gemeten per jaar. Een hoge omzet betekent dat goederen snel uit de schappen verdwijnen en de verkoop stijgt. Een lage doorloopsnelheid van de voorraad kan erop wijzen dat het bedrijf te veel voorraad heeft. In dat geval zou het moeten overwegen om bestellingen te verminderen om te besparen op de kosten voor het aanhouden van voorraad of is het aan te raden te evalueren of het zinvol is om bepaalde producten wel/niet in het assortiment te houden. Een veelgebruikte maatstaf om de voorraadomzet te meten is de verkooptijd. Hiermee wordt het gemiddelde aantal dagen dat het duurt voordat iets wordt verkocht bedoeld, waarmee het bedrijf kan nagaan voor hoeveel dagen aan verkoopwaarde op voorraad is. Een lage gemiddelde verkooptijd is vaak positief, maar kan resulteren in voorraadtekorten, wat negatieve gevolgen heeft voor de klantervaring. Daarentegen kan een langere verkooptijd suggereren dat er te veel voorraad is en dat er magazijn- of schapruimte wordt verspild.
Voorraadkosten. Voorraadkosten zijn alle kosten die verband houden met het aanhouden van voorraad en wordt ook wel aangeduid als kosten voor het aanhouden van voorraad of aanhoudkosten. Dit omvat een breed scala aan kosten, waaronder huur, onderhoud en nutsvoorzieningen in het magazijn, kosten in verband met bederfelijke artikelen, waaronder krimp, lekkage of artikelen die de uiterste gebruiksdatum overschrijden en verouderen. Er zijn ook financiële kostenaspecten, waaronder 'opportunity' kosten (kosten voor gemiste kansen), de kosten voor het verzekeren van de voorraad en kosten in verband met software om de voorraad te volgen. Voorraadkosten is een KPI die doorgaans berekend wordt aan de hand van de totale kosten voor het jaar en uitgedrukt als een percentage van de kosten van het voorraadartikel zelf. Als de voorraad van een bedrijf bijvoorbeeld € 100.000 waard is en de kosten voor het aanhouden van die voorraad € 20.000 zijn, zijn de voorraadkosten 20%. De voorraadkosten die bedrijven zich als doel stellen kunnen sterk variëren, afhankelijk van het bedrijf, het type voorraad en de vraag van de klant.
Sommige organisaties drukken de voorraadkosten uit als een percentage van de omzet. In een onderzoek uit 2010 heeft het Supply Chain Consortium een benchmark bepaald voor de voorraadkosten voor fabrikanten. Uitgedrukt als een percentage van de omzet komt dit neer op 2,25%. Voor retailers lag het gemiddelde rond de 1,8% en voor het topkwartiel van de bedrijven in de studie bedroeg het gemiddelde 0,5%.
Voorraadveroudering Deze KPI, ook wel gemiddelde leeftijd van voorraad genoemd, is eenvoudig maar belangrijk. Het staat voor het aantal dagen dat nodig is om een product te verkopen en wordt over het algemeen berekend als de voorraadkosten gedeeld door de kosten van de verkochte goederen en vermenigvuldigd met 365 om het uit te drukken als jaarcijfer. Hoe ouder uw voorraad is, hoe meer deze u kost en hoe meer dit zegt over de prijsstelling van uw producten. Nogmaals, de gemiddelde voorraadleeftijd kan sterk verschillen per bedrijf of product. Halloween-decoraties kunnen bijvoorbeeld het volgende jaar nog steeds worden verkocht, maar het bedrijf maakt voortdurend kosten om ze op te slaan. Bij consumentenelektronica, waar regelmatig nieuwe versies uitkomen, kan verouderde voorraad een grote kostenpost worden. In de retail is een algemene maatstaf dat als de voorraadleeftijd meer dan 120 dagen bedraagt, het tijd is om te overwegen de prijs te verlagen (kortingen), producten gebundeld te verkopen met andere producten of te verkopen via goedkope outlets.
Het vaststellen van de juiste KPI's voor het boekhoudkundig bijhouden van de voorraad is van cruciaal belang voor het optimaliseren van voorraadbeheer, maar er is meer nodig dan alleen KPI's. Schone, nauwkeurige gegevens zijn een essentieel onderdeel van elke strategie voor voorraadbeheer. Bedrijven waarbij de voorraadgegevens verspreid zijn over verschillende softwaresystemen en spreadsheets vinden het steeds moeilijker om statistische gegevens nauwkeurig en in realtime op te halen. De gegevens worden vaak handmatig ingevoerd en geconsolideerd om ze in de systemen te zetten waarna het personeel ze kan gebruiken om rapporten te genereren en via dashboards actie te ondernemen.
Een gecentraliseerd ERP-systeem dat niet alleen de voorraad bijhoudt, maar ook financiële gegevens, ordergegevens, klantgegevens en de uitgebreide toeleveringsketen, kan het verschil maken tussen een programma voor het bijhouden van de voorraad dat succesvol is of een programma dat niet werkt.