Inleiding
Elk snelgroeiend bedrijf worstelt met beslissingen over het beste bedrijfssysteem om zijn groeiende activiteiten te beheren. Korte-termijndoelen voor een snelle omzetgroei krijgen vaak voorrang boven een goede planning van een geïntegreerd systeem voor bedrijfssoftware. Als gevolg hiervan worden diverse ongelijksoortige applicaties op verschillende tijdstippen geïnstalleerd in verschillende functionele gebieden, met als resultaat weinig efficiënte bedrijfsprocessen en uitdagingen op het gebied van software-integratie. Maar hoe zijn deze problemen eigenlijk ontstaan en hoe kunnen ze worden voorkomen?
Typische architectuur van een bedrijfssysteem met niet-geïntegreerde onderdelen
Een snelgroeiend bedrijf kan snel verstrikt raken in een complex landschap van meerdere applicaties. Bij de start installeren bedrijven eerst boekhoudsoftware, zoals 'QuickBooks', zodat ze hun financiën kunnen beheren.
Om meer klanten te werven, schakelen bedrijven vervolgens op zichzelf staande systemen in om kansen te beheren, en daarnaast afzonderlijke systemen voor het oplossen van problemen met klantenondersteuning. Voorraadbeheer, orderbeheer en afhandelingssystemen worden aangepakt met verschillende softwarepakketten en spreadsheets.
Om de omzet verder te verhogen, zullen veel bedrijven nieuwe kantoorlocaties openen en extra verkoopkanalen gebruiken, met als gevolg onder andere meer geavanceerde processen voor e-commerce-integratie, terugkerende facturering en financiële consolidatie. Om deze processen te ondersteunen wordt vaak extra bedrijfssoftware aangeschaft in de vorm van stand-alone applicaties van verschillende leveranciers, zelf-ontwikkelde applicaties en allerlei oplossingen met behulp van spreadsheets.
Bedrijven die hun systemen op deze manier in de loop van de tijd ontwikkelen, worden geconfronteerd met een slecht geplande architectuur die de tactische behoeften op korte termijn niet optimaal aanpakt, waardoor ze op lange termijn niet efficiënt kunnen opschalen. Deze wirwar van onafhankelijk opererende bedrijfssoftwaresystemen, vaak een 'softwarekluwen' genoemd, remt de flexibiliteit en productiviteit en vertraagt uiteindelijk het vermogen van een bedrijf om te groeien.
Uitdagingen voor bedrijven veroorzaakt door een niet-geïntegreerd softwaresysteem
Wanneer snelgroeiende bedrijven meerdere niet-geïntegreerde applicaties hebben, ontstaan er veel operationele uitdagingen. Deze uitdagingen kunnen zo ernstig worden dat ze de groei belemmeren. Hier is een overzicht van de vijf belangrijkste problemen die uw groei kunnen belemmeren als u een bedrijf runt met verschillende bedrijfssoftwaresystemen:
Verspilling van de productiviteit van werknemers: Wanneer uw bedrijf in een groeifase verkeert, moet de productiviteit van elke werknemer optimaal zijn. Als uw werknemers vastlopen in inefficiënte en onsamenhangende processen, verhoogt dit het aantal fouten en houden ze minder tijd over voor hun belangrijkere kerntaken. Belangrijke processen zoals orderverwerking, facturering, het goedkeuren van declaraties en orderafhandeling, om er maar een paar te noemen, nemen veel meer tijd in bevatten vaak fouten. Uw werknemers kunnen bijvoorbeeld uren besteden aan het handmatig opnieuw invoeren van orderinformatie in het boekhoud- en facturatiesysteem, terwijl andere medewerkers diezelfde informatie uit uw CRM-systeem halen voor hun orderverwerkingsprocessen en om verkoopcommissies te berekenen. Als er tussentijds bestellingen worden geannuleerd, moeten uw werknemers bergen gegevens doorzoeken om deze wijzigingen overal door te voeren. Dergelijke arbeidsintensieve en handmatige taken verminderen de wendbaarheid die uw bedrijf nodig heeft om te groeien.
Gebrek aan realtime inzichtelijkheid: Wanneer softwaresystemen niet zijn geïntegreerd, hebt u meerdere overlappende databases en kunt u de bedrijfsresultaten niet eenvoudig en snel genoeg bekijken. Rapporten over uw financiële, verkoop-, marketing-, service- en afhandelingsresultaten zijn cruciaal om u een geïntegreerd beeld te geven van de activiteiten van uw bedrijf. De meeste bedrijven nemen niet eens meer de moeite om deze informatie regelmatig te verzamelen vanwege de hoeveelheid tijd die nodig is om gegevens te verzamelen, te extraheren en te analyseren. Degenen die het wel doen, verspillen talloze uren met het koppelen van niet-gerelateerde, foutgevoelige en verouderde gegevens. Daardoor nemen bedrijven maar langzaam cruciale beslissingen, gebaseerd op onnauwkeurige informatie, of nemen ze op hun gevoel overhaaste en riskante beslissingen.
Complexiteit en kosten van Integratie: Met zoveel verschillende applicaties verspilt de IT-afdeling enorm veel tijd en geld met het integreren, onderhouden en aanschaffen van nieuwe versies van al die applicaties. Als nieuwe versies eenmaal zijn aangeschaft, moet er vaak nog meer integratie en onderhoud worden uitgevoerd om alle verschillende softwareversies te laten samenwerken. Hierdoor wordt kostbare IT-tijd verspild die gebruikt had kunnen worden om het bedrijf productiever te maken, terwijl de onderhoudskosten omhoog schieten.
Verhoogd klantenverloop: Klantenwerving en omzetgroei zijn belangrijke pijlers voor bestendig succes van uw bedrijf. Bij hevige concurrentie is het essentieel dat uw bedrijf een uitzonderlijke klantervaring biedt, anders loopt u het risico dat klanten producten en diensten bij andere bedrijven gaan afnemen. Wanneer klanten niet snel informatie over hun bestelstatus kunnen krijgen, problemen niet tijdig kunnen oplossen of vaak teleurgesteld worden doordat producten niet op voorraad zijn, zullen ze minder tevreden zijn en zullen ze minder trouw bij u blijven kopen. Een geïntegreerd softwaresysteem zorgt ervoor dat klanten over de juiste informatie beschikken en tevreden zijn over de ervaring en dat uw medewerkers direct toegang hebben tot alle klantinformatie die ze nodig hebben om de juiste service te verlenen en de juiste producten en diensten te verkopen aan uw klanten.
Voordelen van geïntegreerde softwareapplicaties
Om uw bedrijf in het door u gewenste snelle tempo te laten groeien, is het essentieel dat uw bedrijfssoftwaretoepassingen geïntegreerd zijn op basis van één applicatiesuite, database en bedrijfsproces. De voordelen van het op deze manier ontwerpen van uw systemen leveren enorme kostenbesparingen en verbeterde bedrijfsproductiviteit op, waaronder:
Efficiëntere processen in uw hele organisatie: Er zijn verschillende belangrijke processen die u in uw dagelijkse activiteiten kunt tegenkomen, zoals orderbeheer en -afhandeling, facturering, incasso, goedkeuren van declaraties en financiële consolidatie, om er maar een paar te noemen. Door dergelijke processen te automatiseren, hoeft u minder medewerkers aan te nemen die anders nodig zouden zijn om deze processen te beheren, en u kunt bestaand personeel anders inzetten voor activiteiten met een hogere waarde, om uw bedrijf te helpen innoveren en groeien. In een ROI-onderzoek door onafhankelijk analistenbureau Nucleus Research, gehouden onder klanten van NetSuite, 's werelds toonaangevende leverancier van geïntegreerde suite cloud-based bedrijfsapplicaties, kwamen diverse efficiëntieverbeteringen naar voren: door een geïntegreerde suite te gebruiken, is het afsluiten van boekingsperiodes tot 50% versneld, is de verkoopproductiviteit met 12,5% verhoogd en is de doorloopsnelheid van voorraden met 50% gestegen. In hetzelfde onderzoek verminderde een van deze klanten, Advantage Sign Supply, de verwerkingstijd van bestellingen met 66%.
Veel meer inzicht in bedrijfsgegevens: Realtime inzicht is belangrijk bij het nemen van tijdig geïnformeerde beslissingen. Wanneer informatie vrijwel overal direct toegankelijk is, zonder tijd en mankracht te verspillen aan het extraheren van gegevensextractie en data uit verschillende bronnen met elkaar in verband te brengen, zijn werknemers beter geïnformeerd en kunnen ze sneller betere beslissingen nemen. König Wheels kon bijvoorbeeld, door al hun bedrijfsgegevens in realtime beschikbaar te hebben, de werkdruk van hun leveranciers in realtime volgen en hun omzet in vier jaar tijd verdubbelen, terwijl ze jaarlijks $ 120.000 aan kosten bespaarden.
Aanzienlijke besparingen op tijd en kosten voor IT: Aangezien IT niet langer meerdere systemen hoeft aan te schaffen, te installeren en te onderhouden, en ook geen tijd meer kwijt is met het onderhoud van de integratie daartussen, kan een aanzienlijke verlaging van de operationele kosten worden gerealiseerd terwijl de vrijgekomen IT-tijd kan worden besteed aan het verbeteren van de bedrijfsactiviteiten.
Versnelde groei: Met een geïntegreerd softwaresysteem kan de uitbreiding naar meerdere locaties en extra verkoopkanalen veel sneller worden gerealiseerd dankzij geïntegreerde data en processen voor orderbeheer en de boekhouding. Door meer inzicht in hun data kunnen bedrijven efficiënter up- en cross-sellen binnen hun bestaande klantenbestand. Beyond the Rack, een bedrijf dat pas in 2009 is gestart, kon snel doorgroeien tot 4 miljoen klanten dankzij de implementatie van het geïntegreerde NetSuite OneWorld-systeem.
Door de gebruiker gedreven innovatie: Omdat wijzigingen in processen snel kunnen worden doorgevoerd, kunnen dagelijkse gebruikers hun functionele expertise toepassen om processen en applicaties op maat aan te passen waardoor prestaties verbeteren. En de IT-afdeling kan zich intussen concentreren op strategische initiatieven die waarde aan de nettowinst kunnen toevoegen door innovatieve oplossingen met toegevoegde waarde te ontwikkelen.
Conclusie
Tegenwoordig gebruiken bedrijven in vrijwel elke branche geavanceerde bedrijfssoftware om te groeien, maar veel van hen vinden het nog steeds moeilijk om hun groei bij te houden en de kosten effectief te beheren vanwege allerlei geïsoleerde functionele systemen die ervoor zorgen dat processen niet soepel verlopen en de productiviteit van werknemers niet optimaal is. Pakketten met geïntegreerde bedrijfssoftware transformeren de manier waarop bedrijven werken en helpen groeipijnen te overwinnen die hen voorheen belemmerden om hun bedrijf op een winstgevende manier te laten groeien.